Jak vystavit první fakturu jako OSVČ

Slovo faktura v českém právu nenajdete. Zákon zná obchodní listinu (občanský zákoník) a daňový doklad (zákon o DPH). Faktura je v praxi obojí najednou: listina, kterou podnikatel žádá o zaplacení, a u plátce DPH zároveň doklad, podle kterého se odvádí daň.

Z toho plyne jednoduché pravidlo. Neplátce DPH se řídí jen občanským zákoníkem a jeho faktura je obchodní listina. Plátce DPH musí navíc splnit náležitosti daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH. Který případ je váš, poznáte podle registrace k DPH; začínající OSVČ bývá neplátce.

Občanský zákoník v § 435 ukládá každému podnikateli uvádět na obchodních listinách:

• jméno a sídlo (u OSVČ jméno a příjmení a adresa sídla podnikání),
• údaj o zápisu v evidenci: podnikatel nezapsaný ve veřejném rejstříku uvede, kde je evidovaný; u živnostníka je to věta „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“,
• identifikující údaj, pokud byl přidělen, tedy IČO.

Zákon tím výčet končí. Faktura má ale sloužit k zaplacení, takže v praxi na ní nechybí ani:

• číslo faktury a datum vystavení,
• označení odběratele (jméno nebo firma, sídlo, IČO),
• popis dodaného zboží nebo služby a částka,
• datum splatnosti, číslo účtu a variabilní symbol.

Věta „Nejsem plátce DPH“ není zákonem předepsaná, ale patří k dobrým zvykům: odběratel na první pohled ví, že si z faktury nemůže odečíst daň, a nebude se po ní ptát.

Plátce DPH vystavuje daňový doklad. Podle § 29 odst. 1 zákona o DPH musí obsahovat:

• označení a DIČ toho, kdo plnění uskutečňuje (dodavatel), a toho, pro koho se uskutečňuje (odběratel),
• evidenční číslo dokladu,
• rozsah a předmět plnění,
• den vystavení dokladu,
• den uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) nebo den přijetí úplaty, liší-li se ode dne vystavení,
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li v ceně obsažena,
• základ daně, sazbu daně a výši daně v korunách.

Označením se rozumí obchodní firma nebo jméno, dodatek ke jménu a sídlo (§ 29 odst. 4). DIČ odběratele se neuvádí, pokud mu nebylo přiděleno (§ 29 odst. 3). Sazby daně jsou podle § 47 dvě: základní 21 % a snížená 12 %.

Daňový doklad se vystavuje do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, tedy zpravidla od uskutečnění plnění (§ 28 odst. 8). Pro částky do 10 000 Kč včetně daně lze vystavit zjednodušený daňový doklad bez údajů o odběrateli (§ 30 a § 30a).

Co je DUZP: u služby zpravidla den jejího poskytnutí, u zboží den dodání (§ 21). Pokud fakturujete práci za celý měsíc, bývá to poslední den měsíce. DUZP rozhoduje, do kterého přiznání k DPH faktura patří, proto se na dokladu uvádí vždy, když není totožné s datem vystavení.

Číslo faktury je její evidenční číslo. Zákon nepředepisuje tvar, jen to, aby doklad bylo možné jednoznačně dohledat. Osvědčená řada je rok a pořadí, například 2026001, 2026002. Řada má být souvislá: v číslování nemají být mezery a jedno číslo nesmí mít dva doklady.

Z toho plyne i to, co s chybnou fakturou nedělat: nemazat ji a nepřepisovat. Opravuje se novým dokladem, viz návod Dobropis a storno.

Splatnost je věc dohody. Pokud ji s klientem nesjednáte, platí mezi podnikateli podle § 1963 občanského zákoníku 30 dnů od doručení faktury, případně od dodání zboží či služby, nastane-li později. Splatnost delší než 60 dnů lze sjednat jen výslovně a nesmí být pro vás jako věřitele zvláště nevýhodná.

V praxi se u OSVČ nejčastěji píše 14 dnů. Kratší splatnost u nového klienta není nezdvořilost; je to termín, který mu říkáte dopředu.

Aby platba dorazila a dala se spárovat, patří na fakturu číslo účtu (u zahraničních klientů IBAN a BIC) a variabilní symbol. Variabilní symbol je nejvýš desetimístné číslo; nejjednodušší je použít číslo faktury bez pomlček a lomítek.

QR Platba je kód podle standardu České bankovní asociace, který obsahuje účet, částku, variabilní symbol i zprávu pro příjemce. Klient ho načte v bankovní aplikaci a nic nepřepisuje, takže se neuklepne ve variabilním symbolu. Kvitando ho na každé faktuře tiskne automaticky.

Faktura se posílá jako PDF e-mailem. U daňového dokladu v elektronické podobě musí s takovou formou souhlasit odběratel (§ 26 odst. 3 zákona o DPH); v praxi stačí, že si faktury e-mailem běžně vyměňujete. Razítko ani vlastnoruční podpis zákon nevyžaduje.

Plátce DPH uchovává daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 odst. 2 zákona o DPH). Neplátce doklady potřebuje k dani z příjmů; uchovávat je po celou dobu, po kterou lze daň doměřit, je bezpečný zvyk pro oba.

Zkusit si to nanečisto lze ve formuláři bez registrace: vyplníte údaje a stáhnete hotové PDF s QR Platbou.