Zpracování osobních údajů

1. Dvě role, ne jedna

U vašich údajů — e-mail, přihlášení, údaje vaší firmy — je provozovatel kvitanda správcem. Rozhoduje o tom, proč a jak se zpracovávají, a odpovídá za ně.

U údajů o vašich klientech, které do kvitanda vložíte nebo které přečteme z vaší tabulky, je správcem VY a provozovatel je zpracovatelem. Zpracovává je jen podle vašich pokynů — tedy tím, že vám vede evidenci, vystaví doklad a odešle ho — a nikdy pro vlastní účely.

2. Správce a kontakt

Správcem je [DOPLNIT: obchodní firma nebo jméno provozovatele], IČO [DOPLNIT: IČO], se sídlem [DOPLNIT: adresa sídla].

Ve všem, co se zpracování týká, se lze obrátit na [DOPLNIT: e-mail podpory]. Pověřence pro ochranu osobních údajů provozovatel nejmenoval, protože k tomu nemá zákonnou povinnost — nezpracovává osobní údaje rozsáhle ani systematicky nesleduje chování osob.

3. Co zpracováváme o vás

Údaje účtu: e-mail a heslo. Heslo se ukládá jen jako nevratný otisk (bcrypt), v čitelné podobě ho nemá nikdo.

Údaje vaší firmy z profilu dodavatele: název nebo jméno, adresa, IČO, DIČ, bankovní účet nebo IBAN, telefon, e-mail, logo a podpis nebo razítko, vlastní text patičky dokladu.

Obsah dokladů a evidencí, které si v aplikaci vedete, včetně výkazů práce načtených z tabulky, a záznamy o odeslání dokladů e-mailem.

Podněty ze schránky v aplikaci a technické záznamy o provozu (čas požadavku, IP adresa, typ prohlížeče), které vznikají u hostingu.

Účel a právní základ: plnění smlouvy o užívání služby (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) u všeho, co je k provozu potřeba; oprávněný zájem na zabezpečení a diagnostice provozu (písm. f) u technických záznamů; plnění právní povinnosti (písm. c) tam, kde ji provozovatel má.

4. Údaje vašich klientů

Ve vztahu k nim jste správcem vy a provozovatel zpracovatelem. Jde o jméno nebo název, adresu, IČO a DIČ, kontaktní e-mail a — pokud používáte výkazy — datum, popis práce, počet hodin, kategorii a sazbu tak, jak si je vedete v tabulce.

Provozovatel tyto údaje zpracovává výhradně po dobu, kdy trvá váš účet, výhradně za účelem poskytování služby a výhradně prostřednictvím zpracovatelů uvedených v článku 5. Nepoužívá je k vlastnímu marketingu, neprodává je a nepředává je nikomu dalšímu.

Provozovatel dbá na to, aby jeho lidé i zpracovatelé byli vázáni mlčenlivostí, aby zabezpečení odpovídalo článku 11 a aby po ukončení účtu byly údaje smazány podle článku 9. Bez vašeho pokynu je neopravuje ani nemaže.

Tento článek zároveň plní roli smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR: uživatel ji uzavírá tím, že přijme obchodní podmínky, a nemusí nic podepisovat. Předmětem je zpracování popsané výše, po dobu trvání účtu, za účelem poskytování služby; kategoriemi subjektů jsou klienti uživatele a jeho spolupracovníci uvedení ve výkazech. Zapojit dalšího zpracovatele smí provozovatel jen za podmínek článku 5, uživateli poskytne součinnost při odpovědích na žádosti subjektů i při ohlašování porušení zabezpečení a na vyžádání doloží, že povinnosti plní.

5. Komu se údaje dostanou (zpracovatelé)

Vercel Inc. — provoz aplikace (hosting a doručovací síť). Aplikace běží v regionu Frankfurt (Evropská unie), takže se doklady i údaje klientů zpracovávají v EU. Vercel je americká společnost; případné předání údajů mimo Evropskou unii je pokryté standardními smluvními doložkami Evropské komise (rozhodnutí 2021/914), které jsou součástí zpracovatelské smlouvy Vercelu.

Supabase — databáze a úložiště obrázků; data leží v Evropské unii, v regionu eu-central-1 (Frankfurt).

Resend — odesílání e-mailů; region eu-west-1 (Irsko). Resendu se předá adresa příjemce, předmět, text zprávy a doklad v příloze.

Umami Software, Inc. — měření návštěvnosti veřejného webu. Umami neukládá cookies ani identifikátory návštěvníka, takže se mu nepředávají údaje, podle kterých by šel někdo poznat; jde o americkou společnost a služba běží na převážně americké infrastruktuře. Předání údajů do Spojených států je pokryté standardními smluvními doložkami Evropské komise, které jsou součástí zpracovatelské smlouvy Umami.

Další zpracovatele provozovatel oznámí předem na této stránce; pokud s novým zpracovatelem nesouhlasíte, můžete účet ukončit.

6. Čtení Google tabulek

Volitelný modul výkazů čte tabulku, jejíž odkaz do kvitanda sami vložíte. Čte ji jen na váš pokyn — tedy když odkaz uložíte a když si vyžádáte načtení nebo když se připravuje doklad.

Přístup je anonymní: kvitando se nepřipojuje k vašemu účtu Google, nepřihlašuje se, nepracuje s žádným oprávněním k němu a dostane se jen k tabulce, kterou jste sami nasdílili odkazem. Do tabulky nikdy nezapisuje a jiné tabulky nečte.

Z tabulky se ukládá datum, popis práce, počet hodin, případná kategorie a sazba, a k nim název listu a číslo řádku, aby šlo dohledat, odkud údaj přišel. Odkaz na tabulku smazáním u klienta přestane být používán.

7. Dotazy do registru ARES

Když si necháte doplnit údaje podle IČO, odejde dotaz do veřejného registru ARES, který vede Ministerstvo financí. Odesílá se jen IČO nebo hledaný název — žádné jiné údaje o vás ani o vašich klientech.

8. Cookies

kvitando používá jen technicky nezbytnou cookie, která drží vaše přihlášení. Bez ní by aplikace nefungovala, a proto k ní zákon souhlas nevyžaduje. Žádné reklamní ani sledovací cookies na webu nejsou.

Návštěvnost veřejného webu měříme nástrojem Umami. Neukládá do prohlížeče žádnou cookie ani identifikátor návštěvníka, nesleduje vás mezi weby a data zpracovává jen v souhrnu — kolik lidí přišlo, odkud, na kterou stránku a kdo klikl na výzvu k registraci. Právě proto tady není cookie lišta: bez identifikátorů není k čemu žádat souhlas. Měření běží jen na veřejném webu, nikoli uvnitř aplikace po přihlášení.

9. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje účtu, doklady, klienty a výkazy po dobu, kdy trvá váš účet. Účet si smažete sami v Nastavení → Účet; údaje se tím okamžitě odstraní z provozní databáze i z úložiště souborů a zůstanou nejvýše 30 dní v denních zálohách, než i ty zaniknou.

Podněty ze schránky a hlášení chyb z aplikace nejdéle dva roky od nahlášení. Technické záznamy o provozu u hostingu jednu hodinu (taková je retence provozních záznamů plánu, na kterém aplikace běží). Resend dobu uchování záznamů o odeslaných e-mailech nezveřejňuje; po zrušení účtu u něj data maže do 90 dnů.

Pokud provozovateli ukládá zákon uchovat něco delší dobu, řídí se touto povinností.

10. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.

Práva uplatníte na [DOPLNIT: e-mail podpory]. Provozovatel odpoví nejpozději do jednoho měsíce.

Se stížností se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Pokud jste klientem některého z uživatelů kvitanda a jde o údaje na jeho dokladech, obraťte se prosím na něj — je jejich správcem. Provozovatel mu žádost předá, sám ji vyřídit nemůže.

11. Zabezpečení

Spojení s aplikací je vždy šifrované (HTTPS). Hesla se ukládají jen jako nevratný otisk. Data jsou v databázi oddělená po firmách, takže jeden účet nevidí doklady ani klienty jiného.

Přístup k produkční databázi má výhradně provozovatel, a to přes svůj účet u poskytovatele databáze chráněný heslem a druhým faktorem; používá ho jen k provozu služby a k odstranění nahlášené chyby. Nikdo další do produkčních dat nevidí. O porušení zabezpečení s rizikem pro vaše práva vás provozovatel informuje bez zbytečného odkladu a nahlásí ho dozorovému úřadu.

12. Žádné profilování

kvitando o vás ani o vašich klientech nerozhoduje automatizovaně, neprofiluje vás a nepoužívá vaše data k trénování modelů umělé inteligence.

13. Změny zásad

Zásady lze upravit. Podstatnou změnu provozovatel oznámí e-mailem na adresu účtu nebo v aplikaci nejméně 30 dní předem; drobnou opravu vyznačí datem účinnosti na této stránce.