Zálohová faktura vs. faktura
Záloha je způsob, jak nepracovat zadarmo. Zálohová faktura o ni žádá, ale sama o sobě není dokladem o ničem. Tady je, co z toho plyne pro neplátce i plátce DPH.
· Návod shrnuje pravidla pro běžné situace a nenahrazuje daňové ani právní poradenství.
Co je zálohová faktura
Zálohová faktura (také proforma) je výzva k zaplacení předem. Vystavujete ji dřív, než zboží dodáte nebo službu poskytnete. Není to daňový doklad ani doklad o uskutečněném plnění; je to zdvořilá žádost s číslem účtu, částkou a variabilním symbolem.
Právě proto se na ní DPH nerozepisuje jako na daňovém dokladu a neúčtuje se jako výnos. Zatím se nic nestalo: klient zaplatí, nebo nezaplatí. Když nezaplatí, zálohovou fakturu prostě stornujete a nic dalšího nevzniká.
Kdy ji použít
- Nový klient, o kterém nic nevíte: záloha ověří, že myslí zakázku vážně.
- Zakázka na míru nebo nákup materiálu: nechcete nést náklady za klienta.
- Dlouhá dodávka: záloha na začátku, doplatek po předání.
- Rezervace termínu: záloha drží kapacitu.
Výše zálohy je věc dohody; obvyklých je 30 až 50 % ceny. U drobných zakázek se záloha často nevyplatí: administrativa dvou dokladů převýší riziko.
Neplátce DPH: co se stane po zaplacení
Pro neplátce je to jednoduché. Přijatá záloha je příjem dnem, kdy peníze dorazí, a tím dnem patří do daňové evidence. Po dodání vystavíte běžnou fakturu na celou cenu, uvedete na ní zaplacenou zálohu a částku k doplacení. Daňově se nic nemění; faktura je pořád jen obchodní listina podle § 435 občanského zákoníku.
Plátce DPH: daňový doklad k přijaté platbě
Plátci DPH vzniká povinnost přiznat daň už dnem přijetí zálohy, pokud je plnění ke dni přijetí známo dostatečně určitě (§ 20a odst. 2 zákona o DPH). Zálohová faktura to nevyřeší, protože není daňový doklad. Proto po připsání zálohy vystavíte daňový doklad k přijaté platbě, a to do 15 dnů od přijetí (§ 28 odst. 1 písm. d) a odst. 8).
Daňový doklad k přijaté platbě má náležitosti podle § 29, s úlevami pro zálohy: nemusí uvádět rozsah plnění, není-li znám, ani jednotkovou cenu (§ 29 odst. 3). Daň z něj odvedete v přiznání za období, ve kterém záloha přišla.
Po dodání vystavíte konečný daňový doklad. Jeho základ daně je podle § 37a rozdíl mezi celkovým základem daně a základem, který už byl zdaněn ze zálohy. Pokud záloha pokryla celou cenu, je rozdíl nula a konečný doklad slouží jen k vyúčtování.
Jak to vypadá v praxi
- Vystavíte zálohovou fakturu na dohodnutou část ceny.
- Záloha přijde na účet. Neplátce ji zapíše jako příjem; plátce vystaví daňový doklad k přijaté platbě.
- Dodáte zboží nebo službu.
- Vystavíte konečnou fakturu: celá cena, odečtená záloha, doplatek. Plátce na ní uvede základ a daň jen z doplatku a odkáže na doklad k přijaté platbě.
V kvitandu je to jeden klik: ze zálohové faktury vznikne ostrá faktura s předvyplněnými položkami a odečtenou zálohou a číselná řada běží dál.
Časté otázky
- Musí mít zálohová faktura číslo?
- Zákon ho nepředepisuje, ale bez čísla se záloha špatně páruje a dohledává. Osvědčená je samostatná řada, například ZF2026001, ať se neplete s řadou ostrých faktur.
- Je zálohová faktura daňový doklad?
- Není. Daňovým dokladem je až doklad k přijaté platbě (u plátce) nebo konečná faktura. Zálohová faktura je jen výzva k platbě.
- Co když klient zálohu nezaplatí?
- Nic nevzniká. Zálohovou fakturu stornujete nebo necháte propadnout; daň se z ní nepřiznává, protože žádná úplata nepřišla.
- Může záloha pokrýt celou cenu?
- Ano. Plátce pak odvede daň z celé částky už z dokladu k přijaté platbě a konečný doklad vyjde s nulovým základem (§ 37a). Neplátce zapíše příjem a po dodání vystaví fakturu s nulovým doplatkem.
Prameny
- Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 435 (zakonyprolidi.cz)
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 20a, § 28, § 29 a § 37a, ve znění účinném od 1. 1. 2026 (zakonyprolidi.cz)