Číslování faktur a číselné řady: co zákon chce a co ne

Plátce DPH musí na daňovém dokladu uvést evidenční číslo (§ 29 odst. 1 písm. e) zákona o DPH). Tvar zákon nepředepisuje: nezakazuje písmena, pomlčky ani lomítka a nevyžaduje pořadí podle data. Chce jen, aby doklad šel podle čísla jednoznačně najít a aby jeho obsah zůstal po vystavení nezměněný (§ 34 odst. 1).

Neplátce má u faktury jen náležitosti obchodní listiny (§ 435 občanského zákoníku): jméno, sídlo, údaj o zápisu v evidenci a IČO. Číslo tam zákon nejmenuje; bez čísla se ale faktura nedá dohledat, spárovat s platbou ani vést v daňové evidenci (§ 7b zákona o daních z příjmů), takže ho dává každý.

Kdo vede účetnictví (OSVČ zapsaná v obchodním rejstříku nebo s obratem nad 25 milionů Kč, § 1 odst. 2 zákona o účetnictví), musí mít na účetním dokladu jeho označení (§ 11 odst. 1 písm. a)). Opět bez předepsaného tvaru.

Doklady uchováváte: plátce 10 let od konce zdaňovacího období (§ 35 odst. 2 zákona o DPH), daňovou evidenci po dobu, dokud finanční úřad může daň doměřit (§ 7b odst. 5 zákona o daních z příjmů).

Osvědčený tvar je rok a pořadové číslo, například 2026001, 2026002 a tak dál. Z čísla je hned vidět rok i pořadí, dobře se třídí, a protože obsahuje jen číslice, slouží rovnou jako variabilní symbol (nejvýš deset číslic).

Řada má být souvislá: každé číslo jednou, žádné dvakrát, bez neodůvodněných děr. Zákon díru výslovně nezakazuje, ale při kontrole je první otázka, kde je doklad s chybějícím číslem; odpověď „omylem jsem ho přeskočil“ zní hůř než storno doklad, který díru vysvětlí.

Na začátku roku začněte novou řadu: 2027001 bez ohledu na to, kolik faktur jste vystavili vloni. Když přecházíte z jiného programu v průběhu roku, na jeho číslování navažte, ať nemáte dvě faktury se stejným číslem.

Číslo se nemá přidělovat předem: faktura, která číslo dostala a nikdy neodešla, je v řadě díra. Proto má koncept dostat číslo až v okamžiku vystavení.

Zálohová faktura není daňový doklad a konečná faktura ji nenahrazuje, proto bývá ve vlastní řadě (třeba ZF-2026001). Stejně dobropis a opravný daňový doklad (D-2026001) nebo cenová nabídka (N-2026001). Oddělené řady říkají z čísla, o jaký doklad jde, a nerozbijí souvislost řady faktur.

Jedna řada pro všechno je také v pořádku, dokud je souvislá. Co se nehodí, je přeskakovat mezi dvěma řadami pro stejný druh dokladu.

Vystavenou fakturu nepřečíslovávejte. Číslo už mohl klient dostat e-mailem, je v QR kódu a jako variabilní symbol podle něj párujete platby. Chybnou fakturu zrušíte dobropisem (plátce opravným daňovým dokladem podle § 45 zákona o DPH) nebo stornem a vystavíte novou; postup je v návodu Dobropis a storno.

Storno není díra: stornovaný doklad v řadě zůstává, jen s protidokladem, a díru vysvětluje sám.

Když díra přece vznikne (omylem přeskočené číslo), nechte ji a poznamenejte si proč. Vyrábět zpětně doklad do mezery je horší než vysvětlitelná díra.

Číslo a datum mají jít spolu: faktura 2026010 nemá být vystavená dřív než 2026009. Zpětné datování po vystavení dalších dokladů je přesně to, co kontrola hledá.

Tvar čísla nastavíte v Nastavení → Údaje firmy (pole Formát čísla faktury) šablonou z roku a pořadí: čtyřmístný rok a třímístné pořadí dají 2026001. Pro každý rok a typ dokladu vede kvitando vlastní řadu: faktury bez předpony, zálohové faktury ZF-, dobropisy D-, nabídky N-.

Koncept číslo nemá; dostane ho až tlačítkem Vystavit, takže neodeslané koncepty díru nedělají. Variabilní symbol kvitando odvodí z čísla (jen číslice, nejvýš posledních deset).

Při přechodu z jiného programu nastavíte v Nastavení → Číselné řady další číslo, na které má kvitando navázat. Faktury převzaté importem si ponechají původní číslo a z řady nečerpají.

Vrátíte-li vystavenou fakturu do konceptu a dáte jí jiné číslo, kvitando předem ukáže, že po původním čísle zůstane v řadě díra.